MAKALAH BAHASA INDONESIA

Kata Pengantar

            Pertama – tama kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkah dan rahmat-Nya kami dapat menyusun makalah ini untuk memenuhi tugas pertama mata kuliah bahasa indonesia semester dua . dan kami juga bersyukur dalam pembuatan makalah ini dapat berjalan dengan lancar meskipun masih terdapat banyak kekurangan baik dalam segi pengetikan , materi dan tata bahasa .

            Dalam makalah ini kami selaku penulis ingin memaparkan atau menjelaskan tentang “teknis penulisan surat” yang sekiranya dapat menambah pengetahuan bagi kita semua tentang bagaimana membuat surat yang baik dan benar sesuai dengan aturan . Karena pada era sekarang telah banyak masyarakat yang melupakan tata cara penulisan surat karena di era global ini masyarakat lebih mengandalkan sesuatu yang instan seperti handphone dan internet . Sehingga secara langsung hal tersebut menjadi suatu yang biasa dikalangan masyarakat.

            Oleh karena itu kami mengambil tema “teknis penulisan surat” dengan harapan makalah ini dapat digunakan dan bermanfaat bagi semua orang . kami pun menerima kritik ataupun saran dari Saudara yang mungkin dapat membantu kami memperbaiki makalah ini supaya lebih baik .

                                                                                   Salatiga, 08 April 2016

                                                                                    Penyusun

                                                        Daftar Isi

Kata Pengantar........................................................................................... i

Daftar Isi................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN  ........................................................................ 1

Latar Belakang ......................................................................................... 1

Rumusan Masalah .................................................................................... 2

Tujuan....................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................... 3

Hakikat surat............................................................................................. 3

Surat Dinas................................................................................................ 5

Surat Lamaran Pekerjaan......................................................................... 21

BAB III PENUTUP ................................................................................. 28

Simpulan ................................................................................................ 28

Daftar Pustaka ........................................................................................ 29

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis dalam suatu kertas yang berisi informasi yang berasal dari satu pihak ke pihak lainnya yang memiliki hubungan. di era sekarang surat merupakan hal yang penting sebagai alat komunikasi resmi sebagai bukti hitam diatas putih apalagi dilingkungan perkuliahan . seorang mahasiswa tidak dapat lepas dari yang namaya surat apalagi mahasiswa tersebut sudah terjun dalam dunia organisasi , dalam organisasi sering dijumpai suatu acara baik itu acara kecil maupun acara yang besar dan dalam acara tersebut melibatkan seorang dosen atau instansi dari luar untuk memberikan informasi pada mereka sudah pasti kita tidak akan meninggalkan peranan sebuah surat sebagai alat komunikasi atau perantara demi tercapainya tujuan yang kita inginkan .

Surat banyak digunakan di berbagai instansi baik instansi pendidikan , pekerjaan dan juga pemerintahan. ketika mahasiswa telah lulus dari bangku perkuliahan sebagian mahasiswa ada yang ingin melanjutkan ke jenjang selanjutnya dan sebagian besar mahasiswa menginginkan sebuah pekerjaan yang layak untuk mereka . ketika mereka dihadapkan sebuah  lowongan pekerjaan disebuah instansi atau perusahaan mereka akan menjumpai sebuah surat lamaran pekerjaan yakni sebuah surat yang berisi  penawaran keahlian , kemampuan atau jasa terhadap suatu perusahaan atau instansi tertentu . dengan mempunyai dasar membuat surat lamaran yang baik seseorang tersebut memiliki peluang untuk masuk dalam pekerjaan yang dia inginkan .

Dari kejadian diatas perlunya mempelajari dan mengetahui tata cara membuat surat sangat penting dari hal yang mendasar dalam pembuatan surat sampai hal khusus dalam pembuatan surat. Dengan mengetahui tatacara membuat suatu surat yang baik dan benar kita telah menambah suatu dasar pengetahuan kita tentang penulisan suatu  surat.  dan Untuk meminimalisasi  kesalahan penulisan surat , di perlukan keahlian dan ketelitian .

Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat, jenis surat, serta bahasa surat yang baik dan benar.  Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hakikat dan jenis – jenis dari format surat tersebut. Dalam makalah ini, terdapat contoh surat resmi yang dapat dijadikan sebuah acuan dalam pembuatan surat resmi dan juga terdapat tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan sehingga pada saat membuat surat lamaran pekerjaan tersebut tidak lagi mengalami kesulitan.

B.  Rumusan Masalah

1.      Bagaimanakah hakikat dan jenis format surat yang sebenarnya ?

2.      Bagaimanakah hakikat dari surat resmi  ?

3.      Bagaimanakah tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan ?

C.  Tujuan

1.      Untuk mengetahui  hakikat dan jenis format surat yang sebenarnya.

2.      Untuk mengetahui lebih jelas hakikat dari surat resmi.

3.      Untuk mengetahui tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Hakikat Surat

1.      Pengertian

Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.

2.      Fungsi Surat

Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

a.       sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

b.      sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi  jika diperlukan

c.       sebagai bukti sejarah

d.      sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

e.       sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

f.       sebagai alat promosi

g.      sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan surat pelaporan)

3.       Jenis-jenis  Surat

a.       Menurut jenisnya: surat pribadi, surat dinas dan surat niaga

b.      Menurut tujuan atau sasaran penerima: surat lamaran pekerjaan, surat permintaan harga, dan surat perjanjian

c.       Menurut wujud dan bentuknya: surat bersampul, warkat pos, kartu pos, nota, memo, telegram, teleks, dan faksimile

d.      Menurut sifat isinya: surat biasa, dan surat konfidensial

e.       Menurut kecepatan penyelesaian: surat biasa, segera, sangat segera

f.       Menurut cara penyampaiannya: surat biasa, kilat, kilat khusus, dan tercatat

4.      Syarat Surat yang Baik

a.       Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar

1)      bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat

2)      pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi

3)      kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)

4)      penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

b.      Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat pula

c.       Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif

d.      Faktor pendukung yaitu memahami:

1)      masalah yang akan dikemukakan

2)      peraturan menegnai masalah tersebut

3)      posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

5.      Bentuk Surat

Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari kepala surat sampai dengan inisial surat. Menurut sejarah persuratan, bentuk yang diperkenalkan oleh Belanda adalah bentuk lekuk (intended style) yang dikenal sebagai bentuk lama, sedangkan bentuk lurus (block style) merupakan pengaruh Amerika, dikenal dengan bentuk baru. Kedua bentuk itu mempunyai beberapa variasi sehingga terdapat enam bentuk surat. Keenam bentuk itu adalah sebagai berikut:

a.       format lurus penuh (full block style)

b.      format lurus (block style)

c.       format setengah lurus a (semi block style) surat resmi Indonesia versi lama

d.      format setengah lurus b (semi block style b) format surat yang dianjurkan

e.       format lekuk (intended style)

f.       format paragraf menggantung (hanging paragraf style) .

B.     Surat Dinas

Surat dina adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas

1)      Bagian-Bagian Surat Dinas

1.      Kepala Surat atau Kop Surat

Sebagai penunjuk identitas pengirim surat. Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang, bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili.

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a.       unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b.      unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan, alamat kantor cabang, dan bidang usaha

Pencetakan kepala surat adalah sebagai berikut:

Salah:

P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung

Telepone (022)912345, Facsimile (022) 977765Telex 28765 FRCBGIA

Benar:

PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136

Telepon (022)912345,Faksimile (022) 977765,Teleks 28765 FRCBGIA

2.      Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun.

Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi.

Salah:  Jakarta, 28 Okt. 1987                    Benar: 28 Oktober 1987

Bandung, 28-10-‘87

3.      Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat. Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.

Contoh: Nomor: 35/SP/IV/1992

Keterangan: 35 - nomor urut surat keluar

SP - singkatan dari Surat Penawaran

IV - penanda bulan (April) saat surat dikirim

1992 - tahun surat dikirim

Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis pemisah.

Salah:

SURAT KETERANGAN

Nomor: SK/45/II/1994

Benar:

SURAT TUGAS

Nomor: 32/ST/III/1994

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No.: penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah: Nomor:32421/F8/UI.5/87.-            Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/1987

No:32421/F8/UI.5/87.-               No.: 32421/F8/UI.5/1987

4.      Lampiran

Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya.

Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah:  Lampiran: satu berkas          Benar: Lampiran: Satu berkas

Lamp.: dua eksemplar                      Lamp.: Dua eksemplar

Lamp.: seratus dua eksemplar          Lamp.: 102 eksemplar

Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Jika bilangan yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Satu berkas, Dua eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).

Lampiran Salah                                             Lampiran Benar

Lima lembar salinan ijazah                        Salinan ijazah lima lembar

Tiga lembar fotokopi surat kesehatan       Fotokopi surat kesehatan tiga lembar

Tiga lembar pasfoto                                    Pasfoto tiga lembar

Bila tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dicantumkan.

5.      Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal.

Penulisan Hal yang salah

Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis I ) yang akan diselenggarakan tanggal 5-10 Oktober 1987

Hal:   Permintaan bantuan tenaga pengajar mata kuliah bahasa Indonesia untuk Institut Agama Islam Negri Salatiga

Penulisan Hal yang benar

Hal: Petugas pameran Dies Natalis

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar

6.      Alamat (dalam) Surat

Alamat surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

a.       Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa

b.      Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata “dari” karena kata “dari” berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal)

c.       Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)

d.      Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

e.    Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. Tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Penulisan alamat yang salah

Kepada Yth. Bapak Ibu Dr. Sunarti              Kepada Yth. Bapak Mayor Nasikun

Penulisan alamat yang benar

Yth. Dr. Sunarti                                             Yth. Mayor Nasikun

f.       Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya.

Penulisan alamat yang salah

Kepada Yth. Ibu Dr. Sunarti                Kepada Yth. Bapak Kepala Desa Tangkil

Jl. Buntar V. No.2                                Kecamatan Sudayu

Bandung                                               Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT                                    JAWA TIMUR

Penulisan alamat yang benar

Yth. Dr. Sunarti                                             Yth. Kepala Desa Tangkil

Jalan Buntar V. No.2                                     Kecamatan Sudayu

Bandung                                                        Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT                                             JAWA TIMUR

.

Ada kalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan. Kalau demikian, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan, sehingga alamat itu ditulis sebagai berikut:

Penulisan alamat yang  tepat

Yth. Pimpinan Bank Mandiri                         Yth. Pimpinan SLB Citra

Jalan Sukarno-Hatta                                       Jalan Sangkuriang 22

Bandung                                                        Bogor

Penulisan alamat yang kurang tepat.

Yth. Bank Mandiri                                         Yth. SLB Citra

Jalan Sukarno-Hatta                                       Jalan Sangkuriang 22

Bandung                                                        Bogor

Jika berkirim surat kepada seseorang berdasar iklan surat kabar, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya.

Salah: Yth. Iklan pada harian Tempo            Yth. Iklan pada harian Sindo

            P.O. Box 2619 Jakarta 10001            Tromolpos 16 JKSMP

            Di bawah no. 658                               Jakarta 12920 B

Benar: Yth. Pemasang Iklan                          Yth. Kepala Bagian Personalia

pada harian Tempo                             Pemasang Iklan pada harian Sindo

Kotak Pos 2619 Jakarta 10001          Tromol Pos 16 JKSMP

Di Bawah No. 658                             Jakarta 12920 B

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p. (untuk perhatian). Bentuk singkatan u.p. digunakan di depan nama bagian dari suatu instansi .Contoh:

Yth. Kepala Direktorat Jendral Agraria

u.p. Kepala Subbagian Tata Guna Tanah

Jalan Merdeka Barat 15

Jakarta 13220

7.      Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat resmi perlu diperhatikan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.

Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti koma. Contoh umum :

Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera (S besar, s kecil), Saudara …. yang terhormat, Bapak .. yang terhormat, Dr. Ir. .. yang terhormat, .

8.      Tubuh Surat

Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:

a.       paragraf pembuka

b.      paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan

c.       paragraf penutup.

a.      Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat dinas yang berisi pemberitahuan adalah, antara lain adalah:

1)      Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang pelaksanaan ujian di …. ….

2)      Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta.

Contoh kalimat pengantar paragraf pembuka surat balasan, antara lain adalah:

1)      Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 1987.

2)      Surat Saudara tanggal 27 Maret 1987, No. 3/U/1987 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapinya sebagai berikut.

b.      Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat. Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan

c.       Paragraf Penutup

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai.

Paragraf penutup yang salah

1)      Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan terimakasih.

2)      Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.

Paragraf penutup yang benar

1)      Kami berharap Bapak dapat memenuhi permohonan kami.

2)      Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terimakasih.

9.      Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Bila tidak ada salam pembuka, maka tidak perlu dicantumkan salam penutup.

Salah                                                              Benar

Salam Takzim,                                                Salam takzim

Wassalam,                                                      Wasalam,

Hormat Kami,                                                Hormat kami,

10.  Penanggung Jawab Surat

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan.

Salah

Tanda tangan                                                 Tanda tangan

(IR. GURITNO)                                            (DRS SARKAWI)

Kepala                                                            NIP 130425322

Benar

(tanda tangan)                                                (tanda tangan)

Ir. Guritno                                                      Drs. Sarkawi

Kepala                                                            NIP 130425322

11.  Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.

Kadang-kadang surat dari suatu instansi, karena suatu hal, tidak ditandatangani oleh pimpinan instansinya, tetapi ditandatangani oleh pejabat bawahannya yang diberi wewenang untuk itu. Dalam hal seperti ini, lazim digunakan bentuk singkatan a.n. (atas nama) atau u.b. (untuk beliau). Kedua singkatan itu mengikuti ketentuan berikut.

Bentuk singkatan a.n. digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan, yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Segala tangguang jawab yang berkaitan dengan surat tersebut terletak pada penanda tangan surat. Kedudukan surat tersebut secara hukum sama dengan kedudukan surat yang lain yang ditandatangani langsung oleh pimpinan instansi yang bersangkutan.

Cara penulisan yang salah                                  Cara penulisan yang benar

A.n. Direktur Utama                                      ……………………………

PT Sari Asih                                                   a.n. Direktur Utama

(tanda tangan)                                                PT Sari Asih

Minarni, SE                                                    (tanda tangan)

Direktur pemasaran                                        Minarni, SE

                                                                       Direktur Pemasaran

Bentuk singkatan u.b. digunakan jika penandatanganan surat dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat lebih di bawah pimpinannya. Dapat pula u.b. digunakan jika pejabat yang dilimpahi wewenang oleh pimpinan melimpahkan lagi wewenang penandatanganan surat itu kepada pejabat lain di bawahnya. Dalam hal ini, semua tanggungjawab yang berkaitan dengan surat tersebut tidak terletak pada penanda tangan surat, tetapi terletak di tangan pimpinannya atau pejabat yang dilimpahi wewenang olehnya (tingkat pertama). Bentuk u.b. dicantumkan di bawah nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan surat itu.

Salah                                                              Benar

……………………                                       a.n. Gubernur Kepala Daerah Tk 1

a.n. Gubernur Kepala Daerah Tk.1                Propinsi ………

Propinsi …………..                                       Pembantu Gubernur Wilayah1

Pembantu Gubernur Wilayah1                                u.b.

U.B.                                                               (tanda tangan)

(tanda tangan)                                                Nama Jelas

Nama Jelas

12.  Tembusan

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.

Salah:                                                             Benar:

Tembusan:                                                      Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Keuangan               1. Direktur Keuangan

(sebagai laporan)                                            2. Kepala Bagian Pemasaran

2. Yth. Kepala Bagian Pemasaran                 3. Sdr. Tabiyat

(sebagai undangan)

3. Sdr. Tabiyat (agar dilaksanakan)

4. Arsip

13.  Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untulk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik di singkat dengan huruf kecil.

Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kiri.

Contoh:

BS / rs (pengonsep Bambang Siswanto, pengetik Restu Suryani)

contoh surat resmi

2)      Format Surat Dinas Yang Lain

Jenis-jenis surat dinas atau surat resmi yang biasa dipergunakan oleh berbagai instansi di tanah air, baik instansi pemerinrah mau pun swasta selain surat dinas biasa yang sudah dibicarakan di atas adalah:

1. nota dinas                 2. memo                        3. surat pengantar

4. surat undangan         5. surat edaran              6. surat tugas

7. surat pengumunan     8. surat keputuan          9. surat kawat

1 0. surat izin                11. radiogram                12. teleks

13. surat kuasa              14. surat perjanjian.

1.      Format Nota Dinas

Nota dinas adalah sejenis surat dinas yang berisi pokok persoalan secara singkat. Nota dinas ini dapat ditulis oleh atasan untuk bawahan, dan dapat pula sebaliknya. Nota dinas bersifat intern . Isi nota dinas sama dengan surat dinas biasa, hanya lebih singkat.

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang unit instansi atau organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala nota dinas sama seperti pada surat dinas biasa.

b.      Kata NOTA DINAS dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala nota dinas secara simetris.

c.       Nomor nota dinas dicantumkan di bawah kata NOTA DINAS, dengan ketentuan kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

d.      Penulisan tanggal, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, salam penutup, tanda tangan,nama jelas, nama jabatan, dan tembusan sama seperti surat dinas.

e.       Alamat yang dituju ditulis singkat karena nota dinas bersifat intern Contoh:

Yth. Drs. Amino

Pusat Perfilman Nasional

2.      Format Memo

Memo atau memorandum adalah jenis surat dinas yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan. Memo ditulis oleh atasan untuk pejabat yang setingkat atau untuk bawahan, dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan. Memo bersifat informal dan tingkat keresmiannya rendah. Memo tidak  menggunakan nomor surat. namun informasi yang ditulis dalam memo tetap mengandung sifat kedinasan. Seperti nota dinas, memo juga bersifat intern.

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala memo sama seperti pada kepala surat biasa.

b.      Kata MEMO dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala memo secara simetris.

c.       Pada tempat alamat dicantumkan kata Kepala, Dari, dan Hal yang diawali dengan huruf kapital dan diikiuti titik dua. kata Yth., tidak  diperlukan.

d.      Pada akhir memo dicantumkan tanda tangan pemberi memo dengan atau tanpa nama jelas.

3.      Format Surat Pengantar

Surat pengantar adalah jenis surat dinas yang berisi penjelasan tentang pengiriman barang, surat, atau dokumen dari satu pihak kepada pihak lain.

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat pengantar sama seperti pada kepala surat dinas biasa.

b.      Kata SURAT PENGANTAR dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala surat pengantar secara simetris

c.       Nomor surat pengantar dicantumkan di bawah kata SURAT PENGANTAR, dengan ketentuan, kata nomor di awali N kapital, diikuti dua titik.

d.      Penulisan tangal, alamat yang dituju, salam pembuka, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, nama jabatan, dan tembusan sama seperti pada surat dinas biasa.

e.       Paragraf pembuka berisi: Bersama ini kami/saya kirimkan surat/barang, dengan rincian sebagai berikut.

f.       Rincian barang dicantumkan dalam daftar yang terdiri atas beberapa kolom.

4.      Format Surat Undangan

surat undangan adalah surat undangan yang digunakan dalam kedinasan, dan bukan surat undangan keluarga untuk selamatan pernikahan, misalnya: Surat undangan dalam kedinasan adalah jenis surat dinas yang berisi permintaan agar pihak yang menerima surat dapat datang pada hari, tanggal, tempat, dan acara yang sudah dicantumkan. Surat undangan dapat ditulis oleh atasan untuk bawahan dan dapat juga ditulis oleh bawahan untuk atasan. Perhatikan format surat undangan di bawah ini ,

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat undangan sama seperti pada kepala surat dinas biasa.

b.      Penulisan tanggal, nomor, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam pembuka, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, nama jabatan, dan tembusan sama seperti pada surat dinas biasa.

c.       Rincian hari, tanggal, pukul, dan acara diawali huruf kecil karena rincian itu merupakan rangkaiuan suatu kalimat yang belum selesai.

5.      Format Surat Edaran

Surat edaran adalah jenis surat dinas yang berisi penejlasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan sutu ketentuan atau peraturan dari pejabat tertentu (atasan) kepada bawahan atau karyawan.

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat edaran sama seperti pada kepala surat dinas biasa.

b.      Kata SURAT EDARAN dicetak dengan huruf kapital semua dua kait di bawah garis kepala surat edaran secara simetris.

c.       Nomor surat edaran dicantumkan di bawah kata SURAT EDARAN, dengan ketentuan, kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

d.      Penulisan tanggal, lampiran, hal, alamat yang dituju, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, NIP (jika dicantumkan), nama jabatan, dan tembusan  sama seperti pada surat dinas biasa.

6.      Format Surat Tugas

Surat tugas adalah jenis surat dinas yang berisi tugas dari atasan yang harus dilaksanakan atau dikerjakan oleh bawahan.

Penjelasan:

a.       Pencantuman nama dan lambang unit instansi/organisasi serta unsur-unsur alamat pada kepala surat tugas sama seperti pada kepala surat dinas biasa.

b.      Kata SURAT TUGAS dicetak dengan kapital semua dua kait di bawah garis kepala surat tugas secara simetris

c.       Nomor surat tugas dicantumkan di bawah kata SURAT TUGAS, dengan ketentuan, kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

d.      Paragraf pertama berbunyi: Kami memberikan tugas kepada, atau Dengan ini kami menugasi, dan bukan menugaskan.

e.       Huruf awal rincian, yakni kata nama, unit organisasi, untuk, jangka waktu, lain-lain, adalah huruf kecil karena rincian dianggap itu merupakan bagian kalimat yang belum selesai. Dapat juga jenis tugas, jangka waktu, dan lain- lain itu disajikan dalam bentuk esai, dan tidak berbentuk rincian.

7.      Format Surat Keputusan

Surat keputusan adalah jenis surat dinas yang berisi aturan, kebijaksanaan, atau ketetapan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang sebagai realisasi dari peraturan atau perundang-undangan yang lebih tinggi tingkatannya. Surat keputusan ini harus dilaksanakan oleh pihak yang menerima keputusan tersebut. Surat keputusan bersifat mengikat. Artinya, pihak yang menerima keputusan wajib melaksanakan isi keputsan tersebut dan dapat mempertanggungjawabkan pekerjaannya kepada pihak yang member keputusan. Di samping itu, penerima keputusan juga akan memperoleh hak sesuai dengan jasa yang diberikan. Surat pengangkatan dan surat kenaikan tingkat termasuk jenis surat keputusan.

Penjelasan:

a.       Pada bagian atas surat keputusan dicantumkan judul keputusan serta nama jabatan pembuat surat keputusan, dengan huruf kapital semua

b.      Nomor surat keputusan dicantumkan di bawah judul keputusan, dengan ketentuan, kata nomor diawali N kapital, diikuti titik dua.

c.       Di bawah nomor surat keputusan dicantumkan kata tentang, dengan huruf kecil semua secara simetris.

d.      Di bawah kata tentang dicantumkan judul keputusan yang diberlakukan.

e.       Kata-kata Menimbang, Mengingat dan Memperhatikan pada konsiderans ditulis dengan huruf awal kapital, dan diikuti titik dua

f.       Kata pertama pernyataan sebagai pengisi bagian konsiderans itu ditulis dengan huruf awal kapital, sedangkan kata-kata yang lain ditulis dengan huruf kecil, kecuali yang menyangkut nama.

g.      Kata Memutuskan dan Menetapkan pada diktum keputusan ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti titik dua

h.      Kata pertama pernyataan pengisi bagian diktum keputusan ditulis dengan  huruf awal kapital, sedangkan kata-kata yang lain dituli sdengan huruf kecil, kecuali yang menyangkut kata nama. Diktum keputusan dinomori dengan angka arab 1, 2, 3 (seperti pada contoh format keputusan ) atau dinomori dengan huruf: Pertama, Kedua, Ketiga yang diikuti titik dua, di bawah kata Menetapkan.

i.        Pada bagian akhir surat keputusan dicantumkan pernyataan :

Ditetapkan di:

Pada tanggal:

j.        Nama instansi yang mengeluarkan surat keputusan dicantumkan pada bagian akhir, disusul dengan tanda tangan, nama pejabat yang menandatangani surat keputusan, dan nama jabatan.

k.      Penulisan tembusan sama seperti pada surat dinas biasa.

C.    Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya.

Bentuk surat lamaran pekerjaan :

1.      Berbentuk manual Dibuat secara tertulis dan terdapat print outnya

2.      Berbentuk elektronik Dibuat secara tertulis (diketik) dan disampaikan melalui email dan tidak terdapat printoutnya.

Unsur – Unsur Surat Lamaran Pekerjaan :

a.      Tanggal Surat

1)      Ditulis disebelah kanan atas atau diletakkan dibagian bawah, diatas identitas pengirim

2)      Penulisan tangggal surat tidak perlu didahului oleh nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum pada kop surat/kepala surat.

3)      Nama bulan ditulis dengan huruf dan tidak disingkat. misal : Januari (jan), Februari (feb) dst 

4)      Di akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik (3 April 2013 bukan 3 April 2013. ).

b.      Lampiran

Kata Lampiran bermaknakan tambahan. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, fotokopi ijazah, atau salinan surat-surat resmi. Kata Lampiran harus dicantumkan jika surat yang ditulis dilampiri berkas. Jika tidak ada yang dilampirkan beraarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.

Aturan penulisan:

1)      Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital

2)      Boleh disingkat dengan (lamp.)

3)      Di akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik

4)      Penulisan lampiran diikuti tanda titik dua ( : )

5)      Antara tanda titik dua dan kata yang mendahuluinya tidak disela spasi sedangkan tanda titik dua dengan kata yang mengikutinya disela spasi

c.       Perihal Surat

Perihal surat sama dengan pokok surat. Makna kata perihal yaitu soal, urusan, atau tentang sesuatu. Aturan penulisan:

1)      Huruf awal kata perihal ditulis dengan huruf kapital

2)      Perihal surat diusahakan singkat tetapi jelas

3)      Panjang perihal jangan sampai melebihi satu baris

4)      Kata perihal diikuti tanda titik dua

5)      Diakhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah

d.      Alamat Surat

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat surat:

1)      Kata “yang terhormat” disingkat (Yth.)

2)      Huruf awal “yth” ditulis dengan huruf kapital

3)      Kata “kepada” tidak perlu dicantumkan karena sudah jelas bahwa alamat yang ditulis adalah alamat yang dituju.

4)      Sapaan ibu, bapak dapat digunakan jika diikuti nama orang dan huruf awal sapaan itu, ditulis dengan huruf kapital

5)      Jika jabatan seseorang dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan agar tidak ada kerancuan penulisan

6)      Kata “Jalan” jangan disingkat

7)      Di akhir baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik.

e.       Salam Pembuka

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka:

1)      Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah “dengan hormat”

2)      Huruf awal kata “dengan” ditulis dengan huruf kapital

3)      Penulisan dengan hormat diikuti tanda koma(,)

4)      Salam pembuka ditulis di margin kiri

5)      Penulisan salam pembuka tidak menjorok kedalam sebagai alenia baru.

f.       Isi Surat

Bagian yang sangat penting karena merupakan wadah segala sesuatu yang ingin disapaikan. Panjang pendek isi surat bergantung pada banyak atau sedikitnya persoalan yang dikemukakan.Isi Surat Terdiri atas:

1.      Bagian Pembuka

dikemukakan permasalahan yang merupakan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Harus menyatakan dengan jelas bahwa pelamar sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga perlu mengidentifikasi jenis pekerjaan yang diminati. Harus dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menarik minat penerima surat untuk membacanya. Panjangnya kira-kira 1 paragraf.

2.      Bagian inti

Disusun dengan cermat agar isinya mudah dimengerti oleh penerima surat. Pada bagian inilah hal – hal yang dilampirkan disebutkan. Diisi dengan penjelasan singkat dan padat tentang kualifikasi yang telah disampaikan di paragraf pembuka tentang:

a)      Apa yang saya alami/miliki : (Latar belakang pendidikan, Kursus / pelatihan,  Pengalaman kerja, Kompetensi , Kualitas pribadi : sikap , minat, aktivitas).

b)      Skill yang sesuai dengan kebutuhan

3.      Bagian penutup

Berisi harapan dan ucapan terimakasih. Kalimat yang digunakan sederhana dan biasanya terdiri atas 1 – 2 kalimat.

g.      Salam penutup

h.      Tanda tangan dan nama lengkap

Keterangan Surat Lamaran Pekerjaan:

1.     

1

tempat, tanggal surat

2.     

2

lampiran dan hal

3.     

3

alamat tujuan

4.      salam pembuka

5.     

4

kalimat pembuka

6.     

5

kalimat isi

7.     

6

kalimat penutup

8.     

7

salam penutup

9.     

8

tanda tangan

10.  nama pelamar

10

9

 

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat lamaran pekerjaan :

a.       Penggunaan kalimat yang efektif, singkat, sederhana, dan sopan.

b.      Cantumkan identitas (Nama, HP, Pendidikan tertinggi, Prog. Studi, dll).

c.       Cantumkan posisi yang dilamar (sesuaikan dng skill dan latar belakang pendidikan).

d.      Cantumkan kompetensi yang dimiliki secara singkat/Profil anda

e.       Lampirkan hal-hal yang mendukung (Daftar Riwayat hidup, Copy ijazah tertinggi, aktivitas penunjang).

f.       Cantumkan harapan-harapan di akhir kalimat.

Etika penulisan surat lamaran pekjaan

a.       Gunakan bahasa yang bersifat formal, informatif dan dengan ejaan yang benar. - Gunakan kertas yang berstandar (bukan kertas warna - warni)

b.      Jika diketik gunakan font standar (times new roman atau arial)

c.       jika ditulis,tulislah dengan rapi dan memudahkan bagian personalia untuk membacanya.

d.      Hindari penggunaan bahasa yang bersifat meng guru /menampilkan diri anda sombong / sok pintar dll.

e.       Tidak lebih dari 1 halaman.

Hal –hal yang harus dihindari

a.       Melamar pekerjaan di luar kualifikasi anda.

b.      Mengirim surat lamaran kerja hasil foto copy.

c.       Menerima jenis pekerjaan apa saja.

d.      Penggunaan kata-kata yang berlebihan.

Contoh Iklan Lowongan Pekerjaan PT. Untung Tidak Rugi sebuah perusahaan percetakan di Salatiga, membutuhkan tenaga profesional untuk mengisi posisi berikut: Accounting Staff (AS) ·         Tanggung Jawab : Melaksanakan dukungan, melakukan analisis serta pelaporan akunting untuk perusahaan. ·         Kualifikasi : ·         Pria /Wanita ·         D3/S1 dengan pengalaman minimal 1 tahun ·         Berpengalaman di bidang pemodelan finansial dan penganggaran ·         Bisa mengoperasikan Microsoft Office ·         Mampu berbicara serta menulis dalam bahasa inggris dengan fasih ·         Dapat bekerja di bawah tekanan ·         Bertanggung jawab dan dapat dipercaya ·         Usia di bawah 30 tahun Kirim surat lamaran kerja, CV, foto kopi KTP, dan foto 4×6 terbaru dalam 1 minggu setelah iklan ini terbit ke: Departemen Personalia PT Untung Tidak Rugi Jl. Kenangan Indah No.78 salatiga

Contoh Surat lamaran pekerjaan dari iklan diatas

Salatiga, 24 Oktober 2015

Lampiran: Lima lembar

Hal.          :Lamaran pekerjaan

Yth. Pimpinan Departemen Personalia
PT Untung Tidak Rugi
Jalan Kenangan Indah No.78
Salatiga

Dengan hormat,

Berdasarkan Iklan dari Media Kerja semarang yang saya temukan pada 23 Oktober 2015 bahwa PT. Untug Tidak Rugi sedang membutuhkan karyawan baru untuk posisi Accounting Staff (AS), maka dengan ini saya ingin mengajukan diri untuk melamar pekerjaan dengan posisi tersebut.

Berikut Mengenai Data Singkat saya :
nama                            : Iwan Hardiyanto
tempat, tanggal lahir   : Pati, 28 April 1997
jenis kelamin               : Laki-laki
alamat                          : Jl.sunan prawoto sukolilo Pati
telepon                        : 085641687100

Saya memiliki kondisi kesehatan yang baik dan dapat berbahasa inggris dengan baik secara lisan maupun tulisan .saya memiliki latar belakang yang baik dan memiliki pengalaman akunting selama dua tahun di tempat kerja saya sebelumnya.  Saya telah terbiasa kerja menggunakan komputer terutama pengoperasian MS. Office . saya senang bekerja mandiri maupun dengan tim secara baik .

Untuk pertimbangan lebih lanjut saya lampirkan :

1.      Pas photo satu dua lembar

2.      Foto Copy KTP dua lembar

3.      Foto Copy Ijazah Terakhir dan Transkrip nilai dua lembar

4.      Daftar Riwayat Hidup satu lembar

5.      Foto Copy Sertifikat Pelatihan dua lembar

Demikian surat lamaran ini, besar harapan saya untuk bergabung dengan perusahaan dan memiliki kesempatan tes wawancara.

Atas perhatian Bapak/Ibu Pimpinan saya ucapkan terima kasih.

Salatiga, 24 oktober 2015

Iwan Hardiyanto

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Surat merupakan suatu alat komunikasi yang memiliki peran penting dan hingga sekarang masih merupakan hal yang tidak dapat di tinggalkan dari dunia administrasi . Dan surat juga dapat dijadikan suatu bukti hitam di atas putih terhadap suatu hal  yang di wakilinya. Jadi surat sangat berperan dalam  kehidupan masyarakat di bidang informasi. Sehingga di perlukannya mengetahui bagaimana cara yang benar dalam  pembuatan surat sehingga informasi yang terkandung dalam surat tersebut dapat sampai kepada sang pembaca surat secara baik dan juga tepat sesuai keinginan pengirim surat .

B.     Saran

Makalah ini masih memiliki banyak kekurang dari berbagai sudut pandang baik dari segi penulisan , materi dan lain-lain, maka dari itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca kami butuhkan untuk memperbaiki makalah bahasa Indonesia kami ,terimakasih .